DocSend pentru Outlook - O mai bună comunicare prin intermediul documentelor
Deseori trimitem numeroase documente folosind Microsoft Outlook. Acum faceți comunicarea mai eficientă cu documentele cu un add-on pentru Outlook,DocSend“. DocSend for Outlook face documentele un canal mai eficient și mai semnificativ pentru comunicare. După ce îl instalați, veți putea accesa fișierele dvs. și creați cu ușurință legăturile DocSend chiar atunci când aveți nevoie de cele mai multe, adică atunci când trimiteți un e-mail. Cu toate acestea, DocSend pentru Outlook are mai mult decât trimiterea de documente și atașamente. Citiți mai departe despre acest nou add-in pentru Microsoft Outlook.
DocSend pentru Outlook
Să începem cu elementele de bază. DocSend nu este o aplicație nouă; a fost aici de ceva vreme. Cu toate acestea, DocSend ca un add-in pentru Outlook este un lucru nou. Este inițial un instrument analitic pentru documente; în special pentru cei pe care îi trimiteți prin e-mailuri. Deseori ne întrebăm când trimitem un document prin e-mail; dacă persoana a văzut documentul sau nu. In afara de asta; pentru documentele confidențiale, ne îngrijorează mai mult dacă destinatarul documentului l-a transmis mai departe. Cu ajutorul DocSend puteți afla ce se întâmplă cu documentul dvs. De la cunoașterea momentului în care persoana a deschis-o, de câte ori, fie că a fost descărcată sau nu și dacă a fost trimisă la cineva; puteți păstra o evidență a tuturor lucrurilor folosind DocSend.
Acum, acest instrument este disponibil pentru Outlook Mail. DocSend pentru Outlook are același lucru când este folosit ca add-in pentru Outlook Mail. Acesta leagă contul dvs. DocSend în Outlook Mail, astfel încât să faciliteze comunicarea documentelor.
Pentru a obține DocSend pentru Outlook, tot ceea ce aveți voi este să vizitați pagina de pornire pentru al descărca gratuit. Este o aplicație web, care se deschide în browser. Pur și simplu înscrieți-vă cu instrumentul.
Acum puteți conecta documentele de pe PC, Box, Dropbox, Google Drive și OneDrive pe DocSend for Outlook.
În interiorul DocSend pentru Outlook
Acum, puțin mai multe despre instrumentul DocSend. După ce vă conectați la DocSend, puteți vedea următorul tablou de bord.
Meniul din partea stângă a instrumentului DocSend este alcătuit din tab-uri de tablou de bord, documente, prezent, contacte, echipă și elemente de completare.
DocSend funcționează ca orice alt instrument de partajare a documentelor. Creează link-uri pentru fiecare document pe care îl partajați cu persoanele de contact. Puteți crea chiar link-uri diferite pentru un singur document pentru a păstra o piesă a documentului. De fiecare dată când destinatarul dvs. face clic pe link, veți obține statisticile despre document. De exemplu, Vizitați Statistici este prezentat în imaginea următoare:
Cum se utilizează DocSend pentru Outlook
Din moment ce am înțeles cum funcționează DocSend, acum să ne uităm la modul în care DocSend funcționează pentru Outlook Mail.
Când v-ați înscris cu DocSend, puteți vedea add-in-ul în Outlook Mail. Faceți clic pe Mesaj nou și priviți partea inferioară din partea dreaptă a ferestrei de poștă deschise recent. Căutați următoarea pictogramă în albastru.
Când faceți clic pe acest logo, fereastra DocSend se va deschide în partea dreaptă a e-mailului. După cum puteți vedea în imaginea de mai jos, există mai multe file / funcții incluse în DocSend pentru Outlook.
După ce selectați documentul dorit pe care doriți să îl trimiteți colegului sau prietenului dvs., puteți începe să setați proprietățile acestuia. Când selectați un document pentru trimiterea prin e-mail, puteți vedea următoarea fereastră în DocSend pentru Outlook.
După cum puteți vedea în imaginea de mai sus, pentru fiecare document selectat puteți,
- Permiteți (sau nu permiteți) vizualizarea anonimă
- Permiteți (sau nu permite) descărcarea
- Setați (sau nu setați) data de expirare
- Codul de protecție protejează (sau nu stabilește o parolă pentru document)
Fiecare dintre cele 4 file are butoane de pornire și oprire din dreapta. În acest fel, puteți decide (și controla) ce poate face destinatarul cu documentul. De exemplu, dacă selectați "Dezactivat" pentru "Permite descărcarea", destinatarul va putea vizualiza documentul, dar nu îl poate descărca pe PC. În mod similar, puteți seta și o dată de expirare pentru document, făcând opțiunea 'Set date expirare' 'On'.
Astfel, DocSend pentru Outlook vă permite să selectați până când destinatarul poate vedea documentul în căsuța poștală. După data expirării (și ora), destinatarul nu va vedea documentul deloc. Această caracteristică este foarte utilă pentru documentele cu o durată limitată de viață, cum ar fi rapoarte zilnice sau statistici.
Dacă documentul dvs. nu este protejat prin parolă, nu vă faceți griji! Acum puteți seta o parolă utilizând DocSend pentru Outlook. Pur și simplu, faceți clic pe butonul Pornit / Oprit în fața parolei "Protect passcode" și puteți introduce parola acolo și acolo.
În cele din urmă, odată ce ați selectat toate opțiunile și ați setat proprietățile pentru trimiterea documentului, puteți introduce acum o legătură pentru document. Acesta nu este altceva decât DocSend pentru Outlook creează un link unic pentru documentul pe care îl veți trimite. Acesta va fi inserat în corpul de e-mail.
Destinatarul va vedea acest link în e-mail-ul primit, în loc de documentul propriu-zis. Când destinatarul dă clic pe link, acesta se deschide în browser. De acolo, destinatarul poate să vizualizeze, să descarce sau să imprime documentul, în funcție de ce acces este oferit destinatarului de către dvs. Fereastra arată după cum urmează:
În afară de acțiunile obișnuite, DocSend pentru Outlook oferă o altă caracteristică interesantă. Destinatarul poate comenta sau pune întrebări pe baza documentului prin DocSend for Outlook.
Concluzie
Credem că DocSend pentru Outlook este un instrument bun pentru gestionarea documentelor. Majoritatea problemelor legate de documente, cum ar fi trimiterea acestora, protejarea acestora cu ajutorul parolelor și gestionarea listei destinatarilor, pot fi rezolvate cu DocSend for Outlook. Puteți citi blogul pe DocSend pentru Outlook pe blogul DocSend.
Spuneți-ne că ați luat acest instrument.
