Caracteristica Outlook Web App - Propuneți ora nouă

Aranjarea întâlnirilor de echipă este o sarcină dificilă, mai ales atunci când organizatorul constată că nu este momentul potrivit când toată lumea se poate întâlni. Cu toate acestea, problema poate fi redusă la minimum prin intermediul Outlook nou lansat caracteristică numit Propuneți ora nouă. Utilizatorii care rulează versiunile desktop ale Microsoft Outlook ar putea fi familiarizați cu această caracteristică. Este o caracteristică care permite participanților să verifice când toată lumea, inclusiv ei înșiși, este liberă, astfel încât o întâlnire să poată fi aranjată cu ușurință și fără prea multă ușurință de către organizator.

Toți participanții trebuie să facă este să refuze politicos timpul propus pentru întâlnire și să sugereze un alt moment potrivit pentru organizatorul întâlnirii să ia în considerare. Organizatorul poate accepta cea mai bună propunere de timp și poate reprograma rapid întâlnirea.

Modul în care funcția Propose New Time funcționează în Outlook

În primul rând, un organizator de întâlniri trimite o cerere tuturor participanților. La primirea solicitării de întâlnire, tatălii pot găsi diferite opțiuni (Tentative, Decline și Propose New Time) listate alături de butonul obișnuit "Accept" din secțiunea "Mail".

Dacă există un conflict asupra timpului propus pentru întâlnire. Un participant poate să apese pe butonul Propuneți ora nouă fie la invitație, fie la evenimentul din calendar.

Când este terminat, el găsește 3 opțiuni afișate:

1. Acceptați și propuneți un nou moment
2. Tentativă și propunerea unui nou moment
3. Declinați și propuneți un nou moment.

Odată ce ați selectat una dintre cele trei opțiuni de timp pentru propunerea de timp, se deschide o vizualizare simplificată a asistentului de planificare.

Acolo puteți completa detaliile corespunzătoare și puteți apăsa butonul "OK". Acțiunea afișează instantaneu un nou mesaj e-mail, adresându-se în mod automat organizatorului, cu noua propunere de timp. De asemenea, beneficiați de opțiunile de adăugare a destinatarilor, pe lângă organizator.

Atunci când un organizator de întâlniri primește un e-mail de la un participant care propune un nou moment, în invitație apare o notificare care indică faptul că a fost propus un nou moment pentru invitația de întâlnire trimisă mai devreme.

Dacă organizatorul este receptiv la schimbările sugerate, el editează evenimentul. Asistentul de programare îl lasă să vadă timpul curent al întâlnirii alături de toate propunerile noi de timp pe care le primește de la toți participanții.

Acest lucru simplifică pentru el sarcina de a găsi, de a compara opțiunile și de a alege cel care funcționează cel mai bine pentru toată lumea.

Odată ce un nou calendar este selectat pentru întâlnire, un organizator poate trimite o invitație actualizată tuturor participanților.

Sursă.