Cum se creează și se utilizează intrări AutoText în Microsoft Word
Aveți posibilitatea să stocați blocuri de text în intrările AutoText și să le inserați în orice document Word în mai multe moduri ușoare. Astăzi vă vom arăta cum să creați, să editați și să ștergeți intrările AutoText și mai multe moduri de inserare ușoară a acestora în orice document Word.
Afișați marcările paragrafelor din document
Dacă doriți formatarea pentru toate paragrafele, inclusiv ultima, stocată cu textul din intrarea AutoText, selectați marcajul ultimului paragraf. Marcajul de paragraf de la sfârșitul fiecărui paragraf stochează formatul pentru paragraful respectiv. Dacă ați aplicat orice formatare a caracterelor, cum ar fi bold sau italic, este stocat automat în intrarea AutoText.
Dacă nu vedeți semnele de paragrafe din document, faceți clic pe Acasă tab. În Paragraf , faceți clic pe simbolul paragrafului. Acum puteți vedea semnul ultimului paragraf și îl puteți selecta.
Creați o intrare AutoText nouă
Pentru a crea o intrare AutoText nouă, selectați textul pe care doriți să-l adăugați la colecția dvs. de intrări AutoText. Sau, dacă nu aveți textul disponibil, tastați textul într-un document și apoi selectați-l.
Pe Introduce fila, faceți clic pe Piese rapide în Text secțiune. Apoi, deplasați mouse-ul pe AutoText și selectați Salvați selecția în Galeria AutoText din submeniu.
Este posibil să vedeți alte elemente din galeria AutoText, ca și articolele pe care le-ați copiat în Spike.
Notă: De asemenea, puteți observa Salvați selecția în Galerie rapidă opțiune disponibilă în partea inferioară a paginii Piese rapide meniul. Această opțiune adaugă textul selectat ca intrare rapidă, nu ca o intrare AutoText. Intrările rapide și intrările AutoText sunt atât blocuri de construcție, cât și text pentru stocarea ulterioară. Ați putea să stocați înregistrarea ca o parte rapidă, dar vom lucra cu intrările din AutoText în acest articol.
Deoarece intrările AutoText sunt blocuri de construcție, Creați un nou bloc de clădiri se afișează caseta de dialog.
Introduceți unicul Nume pentru intrarea din AutoText. Mai târziu, în acest articol, vă vom arăta cum să introduceți o intrare AutoText în document doar prin tastarea câtorva caractere. Pentru a putea face acest lucru, trebuie să faceți ca începutul numelui de intrare AutoText să fie diferit de alte intrări din AutoText. Dacă este vorba de numele altor intrări, va trebui să introduceți mai multe caractere, astfel încât Word cunoaște intrarea pe care doriți să o inserați.
Asigurați-vă că AutoText este selectat în lista derulantă Galerie. Ar trebui să fie implicit.
General este selectat în mod implicit în Categorie lista verticală. Inițial, este singura alegere și vom selecta General categorie pentru exemplul nostru. Dar puteți crea o categorie personalizată selectând Creați o nouă categorie de la Categorie lista verticală. Introduceți un nume pentru categoria personalizată pe Creați o nouă categorie caseta de dialog și faceți clic pe O.K. Noua categorie este adăugată și selectată automat în Categorie lista verticală.
Puteți introduce a Descriere pentru înscrierea AutoText dacă ajută la clarificarea scopului pentru care este introdusă înregistrarea. Dacă intrarea este explicită, nu trebuie să introduceți o descriere.
Intrările în AutoText sunt salvate în șabloane, nu în documente. În acest fel, acestea sunt disponibile în orice document bazat pe șablonul în care sunt salvate Normal șablon este selecția implicită în Salvați în lista drop-down. Puteți salva intrările AutoText în șabloane personalizate, dar vom accepta implicit să salvăm noua noastră înregistrare în șablonul "Normal.dotm".
Notă: Pentru a salva o intrare AutoText într - un șablon particular, șablonul trebuie să fie deschis pentru a fi disponibil în Salvați în lista verticală.În sfârșit, există câteva Opțiuni a alege din:
- Pentru a insera intrările AutoText pe o pagină proprie într-un document, selectați Introduceți conținut în propria pagină. Acest lucru va seta textul din intrarea AutoText în afara restului documentului cu pauze de pagină.
- Pentru a introduce intrarea AutoText în propriul paragraf, chiar dacă cursorul dvs. se află în mijlocul unui paragraf, selectați Introduceți conținutul în propriul paragraf.
- Pentru orice alt conținut, selectați Inserați numai conținut.
Clic O.K.
Când închideți ultimul document deschis Word, se poate afișa următorul document, dacă aveți opțiunea activată pentru a vă solicita să salvați șablonul Normal.
Clic Salvați pentru a salva șablonul "Normal.dotm" cu intrarea dvs. AutoText adăugată.
Notă: Dacă Word nu vă solicită să salvați șablonul Normal când îl schimbați, vedeți mai jos pentru a activa opțiunea.
Dacă nu primiți caseta de dialog de mai sus și doriți să vi se solicite să salvați șablonul Normal când îl schimbați, mergeți la Fișier> Opțiuni> Avansat. În Salvați secțiune din dreapta, verificați Prompt înainte de a salva șablonul Normal cutie. Clic O.K.
Introduceți o intrare AutoText din fila Inserare
Există mai multe modalități ușoare de a introduce o intrare AutoText într-un document Word. O modalitate este utilizarea Piese rapide buton.
În Text secțiune pe Introduce fila, faceți clic pe Piese rapide.
Deplasați mouse-ul pe AutoText în meniu și faceți clic pe intrarea AutoText pe care doriți să o inserați din submeniu.
Introduceți o intrare AutoText folosind AutoComplete
O altă modalitate de a introduce o intrare AutoText este să începeți să tastați numele intrării AutoText. Se afișează un pop-up mic care arată o parte din intrarea corespunzătoare a textului AutoText și vă instruiește să apăsați introduce a introduce. presa introduce pentru a insera intrarea în document la cursor. De asemenea, puteți apăsa F3 pentru a insera intrarea de potrivire.
Conținutul intrării din AutoText este inserat în documentul dvs., inclusiv formatul original și pauzele de linie.
Dacă nu vedeți sugestia de completare automată atunci când începeți să introduceți numele intrării dvs. AutoText, opțiunea Show Suggestions AutoComplete nu este activată.
Pentru a activa opțiunea, accesați Fișier> Opțiuni> Avansat.
În Opțiunile de editare secțiune, verificați Afișați sugestiile de completare automată cutie.
Clic O.K.
Acum, ar trebui să vedeți intrarea dvs. AutoText pop-up atunci când începeți să tastați numele său. presa introduce pentru ao insera.
Adăugați textul automat la bara de instrumente pentru acces rapid
Puteți să faceți mai rapid și mai ușor inserarea intrărilor din AutoText adăugând butonul AutoText în bara de instrumente Acces rapid.
Faceți clic pe săgeata în jos din bara de instrumente Acces rapid și selectați Mai multe comenzi.
Bara de acces rapid ecranul pe ecran Opțiuni Word căsuță de dialog.
Selectați Toate comenzile de la Alegeți comenzi de la lista verticală.
Apoi, selectați AutoText din lista din stânga și faceți clic pe Adăuga pentru a adăuga butonul AutoText în lista din dreapta.
Clic O.K.
Pentru a insera o intrare AutoText, faceți clic pe butonul AutoText de pe bara de instrumente Acces rapid și faceți clic pe o intrare din meniu.
Creați o comandă rapidă pentru o intrare automată
Dacă preferați să utilizați tastatura, puteți adăuga o comandă rapidă de la tastatură pentru intrarea AutoText pe care ați creat-o.
Faceți clic dreapta pe panglică și selectați Personalizați panglica.
Personalizați panglica ecran pe ecran Opțiuni Word se afișează caseta de dialog.
În partea de jos a listei de comenzi din stânga, faceți clic pe Personalizați lângă Comenzi rapide de la tastatură.
În Categorii caseta de pe Personalizați tastatura casetă de dialog, selectați Blocuri de construcție.
Apoi selectați intrarea dvs. AutoText în Blocuri de construcție caseta din dreapta. De exemplu, selectăm intrarea noastră de AutoText Adresa mea.
Puneți cursorul în Apăsați tasta de comandă rapidă nouă și apăsați comanda rapidă de la tastatură pe care doriți să o utilizați.
Clic Atribui.
Comanda rapidă este adăugată la Taste actuale cutie.
Clic Închide.
Clic O.K pe Opțiuni Word caseta de dialog pentru ao închide.
Acum, puteți utiliza noua comandă rapidă de la tastatură pentru a introduce intrarea dvs. AutoText.
Modificați conținutul unei intrări AutoText
Ce se întâmplă dacă trebuie să modificați o intrare AutoText pe care ați creat-o? Poate că te-ai mutat și trebuie să-ți schimbi intrarea AutoText.
Mai întâi, tastați întreaga intrare modificată într-un document Word nou sau existent. Apoi, selectați-l cu semnul ultimului paragraf, dacă doriți să păstrați formatarea.
Pe Introduce fila, faceți clic pe Piese rapide în Text secțiune. Apoi, deplasați mouse-ul pe AutoText și selectați Salvați selecția în Galeria AutoText din partea de jos a submeniului.
Pe Creați un nou bloc de clădiri , introduceți același nume în Nume ca Autotextul existent pe care doriți să îl modificați.
Clic O.K.
Clic da când vi se solicită dacă doriți să redefiniți intrarea blocului de clădiri.
Acum, puteți introduce intrarea actualizată AutoText în orice document Word nou sau existent.
Notă: Schimbarea unei intrări AutoText NU schimbă conținutul acelei intrări în care ați introdus-o deja. Modificarea înregistrării AutoText este utilizată numai ori de câte ori o inserați după ce ați modificat-o.Editați proprietățile unei intrări AutoText existente
În plus față de modificarea conținutului unei intrări AutoText, puteți modifica, de asemenea, proprietățile unei intrări AutoText, cum ar fi categoria și descrierea acesteia și care șablon este salvat în.
Pentru a edita proprietățile unei intrări AutoText, faceți clic pe Piese rapide în Text secțiunea din fila Inserare și selectați Organizator de blocuri de constructii.
Pe Organizator de blocuri de constructii caseta de dialog, veți vedea lista completă a tuturor blocurilor de clădire disponibile cu Nume din fiecare, și care Galerie, Categorie, și Format fiecare este în. Sunt listate în ordine alfabetică de Galerie, care definește tipul fiecărui bloc de clădiri.
În partea de sus a listei, veți găsi intrările din AutoText. Selectați cel pe care doriți să-l modificați proprietățile și apoi faceți clic pe Editați proprietățile.
Modificați blocul de clădiri se afișează caseta de dialog cu aceleași opțiuni ca și Creați un nou bloc de clădiri caseta de dialog pe care ați folosit-o pentru a crea intrarea AutoText.
Efectuați modificările pe care doriți să le faceți Galerie, Categorie, Descriere, Salvați în, și Opțiuni câmpuri. Consultați secțiunea Crearea unei noi intrări automate text la începutul acestui articol pentru mai multe informații despre aceste câmpuri.
Clic O.K.
Clic da în caseta de dialog de confirmare, pentru a salva modificările și pentru a redefini intrarea AutoText.
Ștergeți o intrare AutoText
Dacă decideți că nu mai aveți nevoie sau doriți ca o intrare din AutoText să mai fie posibilă, o puteți șterge.
Pentru a șterge o intrare AutoText din lista blocurilor, faceți clic pe Piese rapide în Text secțiune pe Introduce și apoi selectați Organizator de blocuri de constructii.
Selectați intrarea AutoText pe care doriți să o ștergeți în Blocuri de construcție listă.
Apoi apasa Șterge.
Clic da în caseta de dialog de confirmare pentru a șterge înregistrarea și ao elimina din lista de Blocuri de construcție.
Clic Închide pe Organizator de blocuri de constructii pentru a reveni la documentul dvs..
Salvați-vă timpul și reduceți erorile cu ajutorul funcției AutoText
Intrările în AutoText sunt o modalitate excelentă de a vă salva timpul și de a reduce erorile când tastați în Word. De asemenea, puteți automatiza sarcini în Word utilizând macro-uri pentru a economisi timp și a crește productivitatea.
