Cum să compactați și să reduceți dimensiunea cutiei poștale în Microsoft Outlook

Microsoft Outlook, clientul pentru Outlook sau serviciul de poștă electronică live, salvați e-mailurile și atașamentele offline. Pe măsură ce primiți și trimiteți e-mailuri, mărimea bazei de date continuă să crească. Deși vă asigură că puteți accesa e-mailuri atunci când nu sunteți conectat la internet, înseamnă că dimensiunea căsuței poștale continuă să se extindă. În acest articol, vom împărtăși modul în care puteți compacta și reduce dimensiunea căsuței poștale în Microsoft Outlook.

Compact & reduce dimensiunea cutiei poștale în Microsoft Outlook

Dezavantajul de a avea o căsuță poștală mai mare este că încetinește experiența. Este nevoie de mai mult timp pentru a deschide și a căuta orice. În plus, furnizorii de e-mail, cum ar fi Office 365, limitează dimensiunea maximă a căsuței poștale. Aceasta înseamnă că dacă nu reduceți dimensiunea căsuței poștale în Microsoft Outlook, nu puteți trimite sau primi nici un e-mail.

Unde sunt stocate toate datele din cutia poștală Outlook

Dacă utilizați caracteristica POP sau IMAP, toate fișierele, e-mailurile, dosarele, contactele etc. sunt stocate în fișierul de date Outlook (.pst). Dacă utilizați contul Office 365, Exchange sau Outlook.com, datele căsuței poștale sunt disponibile într-un fișier de date offline Outlook (.ost). În timp ce ștergeți e-mailurile și atașamentele ar putea ajuta, dacă salvați toate informațiile din fișierul PST, nu se micșorează singură.

Notă: Am discutat despre alte două modalități de ștergere a fișierelor din Outlook. Dacă le utilizați și apoi reduceți manual mărimea fișierului de cutie poștală, aceasta vă va ajuta în continuare.

Compact și reduce fișierul de date Outlook (.pst)

Avantajul cu fișierul PST este că atunci când ștergeți e-mailuri, acesta compactează automat baza de date în fundal. Procesul de compactare se întâmplă atunci când nu utilizați Outlook. Puteți, de asemenea, să o compacți urmând pașii de mai jos:

1. Deschideți Outlook și ștergeți elementele pe care nu aveți nevoie. Când eliminați, fișierele intră în dosarul "Elemente șterse". Faceți clic dreapta și goliți-o.
2. Faceți clic pe Fișier> Setări cont>Setările contului.
3. Treceți la Fișiere de date tab. Selectați fișierul de date pe care doriți să îl compactați. Apoi faceți clic pe Setări.
4. Faceți clic pe fila Avansat> Setările fișierului de date Outlook.
5. În caseta de dialog Setări fișier date Outlook, faceți clic pe Compact acum apoi faceți clic pe O.K.

În funcție de dimensiunea fișierului PST, ar putea dura câteva minute până la compactare.

Compact și reducerea unui fișier de date offline Outlook (.ost)

Multe conturi de e-mail utilizează un fișier de date Outlook offline pentru a stoca date. OST sau fișierul de date Outlook offline este similar cu fișierul de date PST sau Outlook cu o singură excepție. Nu puteți importa sau exporta un fișier de date offline Outlook (.ost).

1. Clic Fişier > Setări cont, Setări cont.
2. Pe Fișiere de date , faceți clic pe fișierul de date pe care doriți să îl compactați, apoi faceți clic pe Setări.
3. Apasă pe Avansat fila> Setările fișierului de date Outlook.
4. În caseta de dialog Setări fișier date Outlook, faceți clic pe Compact acum apoi faceți clic pe O.K.

Utilizați Instrumentul pentru curățarea corespondenței

Outlook oferă un instrument de curățare poștală încorporat sau puteți utiliza instrumentul de atașare Outlook Attachment Cleanup pentru a căuta mesaje vechi și mari pe care le puteți șterge sau muta într-un fișier PST. De asemenea, poate să elimine copia de e-mailuri care sunt în conflict cu serverul de e-mail. Uneori ștergem fișierele de pe server, dar acestea sunt încă disponibile în spațiul ocupant al clientului.

Rulați instrumentul Curățare în cutie poștală

1. Faceți clic pe File> Tools> Cleanbox.
2. Selectați Vizualizare dimensiune cutie poștală, Găsiți elemente mai vechi decât, Găsiți elemente mai mari decât, Vizualizați dimensiunea Elemente șterse, Golire elemente șterse, Vizualizați dimensiunea conflictelor sau Golire conflicte pentru a efectua sarcina dorită.

Utilizați Instrumentul de conversație pentru curățare

Outlook pentru Office 365 Outlook 2019 Outlook 2016 Office pentru afaceri Outlook 2013 și altele au un instrument de curățare a conversațiilor. Conversațiile sau firul de e-mail sunt același lucru. "Instrumentul de conversație" este inteligent. Acesta va evalua conținutul fiecărui mesaj și dacă partea din e-mail este disponibilă în oricare dintre mesajele de previzualizare, acesta va fi șters.

Aveți trei opțiuni mai multe opțiuni pentru a compacta și a reduce dimensiunea căsuței poștale în Microsoft Outlook

• Curățați verificările conversației selectate.
• Dosarul curat revizuiește folderul selectat.
• Clean Up Folder & Subfolders verifică, de asemenea, subdosarele.

Acestea sunt cele mai bune sfaturi pentru a vă ajuta să compactați și să reduceți dimensiunea căsuței poștale în Microsoft Outlook. Cu toate acestea, asigurați-vă întotdeauna că nu ștergeți accidental fișierele esențiale.

Citiți în continuare: Cum să optimizați și să accelerați Microsoft Outlook.