Cum se creează un sistem de asistență gratuită cu IssueBurner și Gmail

Gestionarea bazată pe e-mail a fost un concept pe care l-am interesat pentru o vreme și cu introducerea unui nou serviciu numit IssueBurner, poate fi un timp excelent pentru a lua în considerare în mod serios gestionarea sarcinilor prin e-mail. Înainte de lansarea lui IssueBurner, am jucat cu ideea de a obține un Asistent Virtual (VA) pe care l-aș putea folosi în toate e-mailurile mele cu o sarcină, memento sau întâlnire și l-am adăugat în calendarul meu, în lista de sarcini sau ce ai. Aceasta ar fi cu siguranță o utilizare la îndemână a unui VA, deși poate mai costisitor decât merită. IssueBurner, cu toate acestea, automatizează această funcționalitate gratuit (cel puțin pentru moment). cred că îmi place.

Pe scurt, iată cum funcționează IssueBurner. Puteți crea sarcini sau probleme prin trimiterea de e-mailuri la [email protected]. Când o faci, IssueBurner creează automat o problemă asociată cu adresa dvs. de e-mail și cu orice adresă de e-mail listată ca destinatari în La: sau CC: camp. Puteți începe să creați probleme fără să vă înscrieți, dar atunci când creați un cont, puteți să vizualizați problemele deschise și să comentați problemele. Există câteva avantaje cheie pentru acest sistem, care cred că vor funcționa cu adevărat pentru echipe de colaborare și birouri de asistență pentru clienți:

• Totul se bazează pe e-mail. Problemele pot fi create și urmărite prin intermediul unui CC simplu:.
• Nu aveți nevoie de un cont IssueBurner pentru a participa. Aceasta înseamnă că toți clienții și clienții dvs. pot ajunge la bord, fără a le trece prin procesul de înscriere (care oricum este mort).
• Este prietenos mobil. Dacă puteți trimite un e-mail, puteți scrie o problemă.
• Ajută la separarea elementelor de urmărire de e-mailurile obișnuite.
• Funcționează cu orice platformă de e-mail. Outlook, Gmail și alți clienți de e-mail vă permit să convertiți e-mailuri în activități, dar IssueBurner vă permite să partajați probleme între toate platformele de e-mail.

Pentru a obține cele mai multe kilometri din IssueBurner, va trebui să aplicați un pic de creativitate. Dar o aplicație evidentă care îmi vine în minte este crearea unui birou de ajutor. Cu IssueBurner, puteți transforma e-mailurile primite în "bilete" și puteți urmări starea și corespondența cu clientul. Voi ucide două păsări cu o singură piatră, arătându-vă cum funcționează IssueBurner, în timp ce înființează un groovyPost "linii de asistență telefonică" Ghișeu de ajutor. Pe partea clientului (sau în cazul nostru, cititori, deoarece nu avem clienți), va fi la fel de simplu ca și trimiterea de e-mail la biroul de asistență, pe care l-am creat la jack [email protected]. Dar din partea respondentului, există un pic de implicare implicată.

Primul pas

Înscrieți-vă la IssueBurner. Tot ce trebuie să faceți este să vizitați IssueBurner.com și clic Inscrie-te. Dați-le numele și adresa dvs. de e-mail și ați terminat.

Rețineți că nu este necesar să utilizați neapărat adresa de e-mail pe care o veți utiliza pentru a introduce solicitările biroului de ajutor.

Pasul doi

Creați un grup în IssueBurner. De fapt, puteți trece peste acest pas dacă intenționați să dedicați acest cont unui singur scop, dar dacă doriți să utilizați IssueBurner pentru alte organizații și îndatoriri, un grup este o idee bună. Clic Grupuri în partea dreaptă sus și clic Creați un grup.

Introduceți numele și organizația unui grup. Aici, am ales "Ajutor" și "groovyPost.“

Rețineți că această adresă nu va fi vizibilă publicului. În schimb, ei vor trimite prin e-mail adresa pe care am menționat-o mai sus, care va fi singura adresă care poate rezolva problemele. Aceasta adaugă un strat de protecție împotriva spamului, dar oferă, de asemenea, un aspect mai profesionist prin includerea propriului nume de domeniu în e-mail. Acum, observați că l-am instalat, astfel încât problemele pot fi raportate de către Oricine.  Acest lucru este necesar pentru moment, astfel încât să putem verifica regula de redirecționare Gmail. S-ar putea să doriți să vă întoarceți și să o schimbați Numai membrii grupului mai tarziu.

Clic Crea cand esti gata.

Apoi, adăugați membrii care pot adăuga probleme. Pentru scopurile noastre, voi adăuga jack [email protected]. Puteți adăuga alții, dacă doriți. Spuneți, aș putea adăuga, de asemenea, [email protected] sau [email protected], dacă aș vrea ca și alții să poată solicita asistență în câmp (și dacă acești oameni au existat de fapt). Rețineți: cu conturile Google Apps for Domains și Gmail, orice adăugați după un semn + este ignorat, dar poate fi utilizat în scopuri de filtrare.  Citit postul nostru anterior pentru mai multe informații despre Adrese Gmail personalizate.

Un ultim lucru pe care ar trebui să-l faceți este să schimbați adresa de răspuns. Pentru a face acest lucru, clic Grupuri și clic Administra lângă numele grupului. Sub Setările grupului, clic Schimbare lângă "Implicit din și răspuns la e-mail“. În acest fel, adresa dvs. de e-mail IssueBurner.com va fi privată.

Bine, acum suntem pregătiți pe IssueBurner. Să mergem la Gmail.

Pasul trei

Configurați redirecționarea în Gmail. Scopul aici este să trimiteți toate e-mailurile trimise la jack [email protected] la [email protected]. Pentru a face acest lucru, trebuie să verificăm mai întâi că suntem autorizați să transmitem această adresă. În Gmail, clic Setări și alegeți Redirecționarea și POP / IMAP. Clic Adăugați o adresă de redirecționare și introduceți [email protected] sau orice vă configurați contul dvs. de grup IssueBurner ca.

După aceasta, Gmail va trimite un e-mail la contul IssueBurner cu un link de confirmare. IssueBurner va răspunde la dvs. ca o nouă problemă, așa că ar trebui să apară în căsuța de e-mail Gmail. De asemenea, îl puteți vedea în contul dvs. IssueBurner. Clic pentru a confirma.

Pasul patru

Filtrați mesajele trimise la adresa personalizată Gmail. Clic Setări și alegeți Filtre și clic Creați un filtru nou. În câmpul Către: introduceți adresa de e-mail personalizată și clic Urmatorul pas.

Puteți configura aceste reguli cum vreți, dar din moment ce IssueBurner vă va notifica oricum despre noi probleme, îmi place să selectați Marcheaza ca citit și Treceți la Primite. Cea mai importantă opțiune de selectat este selectarea Redirecționați-l către: și alegeți [email protected]. Clic Creați filtru cand esti gata.

Acum, ați terminat. Să încercăm.

Crearea sarcinilor cu IssueBurner

Acum, cu filtrul Gmail pe care l-am creat și grupul IssueBurner pe care îl avem, toate e-mailurile trimise la jack [email protected] vor fi automat transformate într-o problemă IssueBurner. Numele emisiunii va fi subiectul mesajului de e-mail, iar descrierea va fi corpul e-mailului. De exemplu, să presupunem că cineva mi-a trimis o e-mail cu privire la Cum să-ți șterg permanent contul Facebook.

Odată ce e-mailul de mai sus este trimis, se întâmplă două lucruri:

1. Se creează o problemă în grupul help.groovypost IssueBurner
2. Primesc un e-mail care mă notifică ca atare.

Rețineți că poate dura câteva minute pentru ca problema să apară.

Și aici este în Gmail ...

Răspunsul la sarcini

Dacă utilizatorul nu are un cont IssueBurner, acesta va primi un răspuns conservat, notificându-i că problema a fost primită. De asemenea, vor fi invitați să se înscrie.

Deci, să spunem ca răspuns la acest cititor, vreau să îi direcționez la postarea noastră cu ștergerea contului tău Facebook. Am putut răspunde la e-mailul pe care l-am primit de la IssueBurner pentru a adăuga a cometariu. Indiferent dacă cititorul sa înscris, acesta va primi o notificare că problema a fost actualizată cu un comentariu.

Dacă se înscriu, pot să urmărească toate comentariile și starea problemei lor din propriul cont IssueBurner.

Cititorul sau clientul pot răspunde la e-mail cu comentariul lor, permițându-vă să știți dacă soluția ta a fost rezolvată sau nu. Acest lucru este adăugat la sarcină ca un comentariu, pe care îl puteți vedea din propriul tablou de bord IssueBurner.

Gestionarea și închiderea problemelor

Puteți sorta problemele după grup sau statut la IssueBurner.com.

IssueBurner.com are, de asemenea, un site mobil foarte frumos.

Odată ce o problemă este rezolvată, o puteți închide pur și simplu din tabloul de bord IssueBurner. Toți utilizatorii asociați vor fi notificați ca atare. În mod alternativ, îl puteți marca ca "Mai tarziu"Care poate fi util dacă o soluție este în așteptare și doriți să continuați atunci când este disponibilă.

De asemenea, ați observat aici că l-am adăugat Intern cometariu. Acestea vor fi vizibile numai de membrii grupului și de administratori. De exemplu, dacă doriți să contactați clientul cu o doză sau să îi spuneți tuturor să ignore cererile sale, puteți face acest lucru cu un comentariu intern și nu vor fi cei mai înțelepți.

Concluzie

După cum am menționat, aceasta este o singură cerere pentru IssueBurner. Puteți să-l utilizați pentru a colabora cu grupuri sau pentru a urmări sarcini pentru dvs. De exemplu, dacă doriți să vă reamintiți că urmați un contact dacă nu răspunde, dar nu dorește neapărat să vadă problemele dvs. cu IssueBurner, puteți trimite la BCC [email protected]. Sau puteți să-l utilizați pentru a urmări facturile și facturile de către CC'ing [email protected] de fiecare dată când trimiteți un e-mail departamentului dvs. de contabilitate. Dacă sunteți inteligent și organizat, IssueBurner poate fi un avantaj pentru productivitatea dvs..

Rețineți că IssueBurner este în prezent liber, și va rămâne liberă în timp ce este în Beta. Webyog, compania care a făcut IssueBurner și CloudMagic, promite că vă vor oferi 60 de zile de preaviz înainte de a introduce orice structură de prețuri. Ei nu știu cum ar putea să arate în viitor, dar va avea probabil o versiune gratuită și plătită.

P.S. Chiar am creat acest sistem, deci dacă aveți o întrebare arzătoare, trimiteți-mi un e-mail [email protected] sau verificați-ne forum.