Cum se creează liste scurte utilizând validarea datelor în Microsoft Excel
Astăzi vă voi arăta cum să creați o listă drop-down într-o celulă utilizând Validarea datelor. Deși iau capturi de ecran utilizând Excel 2016, pașii sunt aceiași dacă utilizați o versiune mai veche, cum ar fi Excel 2013.
Creați un tabel de date și lista de opțiuni
Mai întâi, configurați un tabel de date de bază. Puteți fie să introduceți manual datele, fie să le copiați și să le lipiți dintr-o altă sursă.
Apoi, vom introduce o listă de opțiuni pentru lista derulantă. Puteți face acest lucru când definiți validarea datelor sau puteți defini o listă într-o altă locație din aceeași foaie de lucru sau dintr-o altă foaie de lucru.
Pentru acest exemplu, vom lista opțiunile pentru lista verticală de pe o altă foaie de lucru, așa că faceți clic pe una dintre filele din foaia de lucru din partea de jos a ferestrei Excel.
Introduceți fiecare opțiune într-o coloană (sau rând), o opțiune la o celulă. Apoi, reveniți la foaia de lucru cu datele dvs..
Activați Validarea datelor pentru celulele selectate
Pentru acest exemplu, dorim să adăugăm liste derulante la evaluare coloană sau coloană B. Selectați celulele pe care doriți să le adăugați și listele derulante. În cazul nostru, am selectat B2 prin B10.
Apoi, faceți clic pe Date fila.
În Instrumente de date secțiune, faceți clic pe Data validarii buton.
Adăugați o listă derulantă în celulele selectate
Data validarii se afișează caseta de dialog. Pe Setări , puteți să restricționați Excel intrările din celulele selectate la date, numere, zecimale, ori sau o anumită lungime.
Pentru exemplul nostru, selectați Listă de la Permite listă derulantă pentru a crea o listă verticală în fiecare dintre celulele selectate.
Selectați opțiunea Sursă pentru lista derulantă
Acum, trebuie să specificăm sursa pentru opțiunile din fiecare listă derulantă. Există două moduri în care puteți face acest lucru. Prima metodă implică introducerea manuală a opțiunilor în Sursă caseta separată prin virgule. Acest lucru poate dura mult timp dacă aveți o listă lungă de articole.
Mai devreme în acest articol, am creat o listă de articole pe o foaie de lucru separată. Acum vom folosi această listă pentru a popula lista verticală din fiecare dintre celulele selectate. Această a doua metodă este ușor de gestionat. De asemenea, puteți ascunde foaia de lucru care conține opțiunile (faceți clic dreapta pe fila foaie de lucru și selectați Ascunde) când distribuiți registrul de lucru utilizatorilor dvs..
Pentru a adăuga lista din foaia de lucru separată în lista derulantă, faceți clic pe săgeata în sus din partea dreaptă a paginii Sursă cutie.
Data validarii caseta de dialog se micșorează doar la Sursă și puteți accesa registrul de lucru sub caseta de dialog. Faceți clic pe fila pentru foaia de lucru care conține opțiunile listei derulante.
Apoi, selectați celulele care conțin opțiunile. Numele fișei de lucru și intervalul de celule cu opțiunile se adaugă la Sursă caseta de pe Data validarii căsuță de dialog.
Faceți clic pe săgeata în jos din partea dreaptă a Sursă pentru a accepta intrarea și pentru a extinde caseta de dialog.
Adăugați un mesaj de intrare
Puteți adăuga un mesaj opțional în lista verticală. Poate doriți să afișați un mesaj sau un sfat de ajutor. Este o idee bună să păstrați mesajul scurt.
Pentru a adăuga un mesaj care se afișează atunci când este selectată o celulă care conține lista derulantă, faceți clic pe Mesaj de intrare tab. Apoi, introduceți a Titlu si Mesaj de intrare în cutii.
Adăugați o alertă de eroare
Un alt element opțional din lista derulantă este un mesaj de eroare care se va afișa când un utilizator a încercat să introducă date care nu corespund setărilor de validare. În exemplul nostru, când cineva introduce o opțiune în celulă care nu se potrivește cu niciuna dintre opțiunile presetate, se afișează mesajul de eroare.
Pentru a adăuga un mesaj de eroare, faceți clic pe Eroare de alertă tab. Opțiunea implicită pentru Stil din alerta de eroare este Stop. De asemenea, puteți selecta Avertizare sau informație. Pentru acest exemplu, acceptați opțiunea implicită de Stop în Stil lista verticală.
Introduceți Titlu și Mesaj de eroare pentru Eroare de alertă. Cel mai bine este să păstrați mesajul de eroare scurt și informativ. Clic O.K.
Utilizați noua listă derulantă
Acum, când faceți clic pe o celulă la care ați adăugat o listă de validare a datelor, se va afișa o listă derulantă și puteți selecta o opțiune.
Dacă ați adăugat un Mesaj de intrare în lista derulantă, se afișează când selectați o celulă care conține lista verticală.
Dacă încercați să introduceți o opțiune care nu corespunde niciuneia dintre opțiunile prestabilite, Eroare de alertă configurați afișaje pe o casetă de dialog.
Cum ați folosit listele drop-down în Excel? Anunțați-ne în comentarii. De asemenea, consultați celelalte sfaturi Microsoft Office și tutorialul nostru pentru crearea de drop-uri în Foi de calcul Google.
